FORMAT - internetowy sklep komputerowy
Projekt wykonywany w ramach

Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka

Priorytet 8: Społeczeństwo informacyjne – zwiększanie innowacyjności gospodarki

Działanie 8.2: Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B


Nazwa projektu: „Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B”


Podstawowym celem systemu klasy ERP zintegrowanych innowacyjnych e-procesów systemu informatycznego jest zmiana zasad i procesów zachodzących pomiędzy spółką i jej kooperantami i klientami: dystrybutorami, sklepami, integratorami, firmami, instytucjami, serwisami, konsultantami etc. Główny cel tj. proponowana innowacyjność organizacyjna zarządzania procesami handlowymi, serwisowymi, promocyjnymi i rozliczeniowymi, zostanie osiągnięta poprzez reinżynierie zachodzących procesów biznesowych, reorganizacje przedsiębiorstwa, wydzielania funkcji i zadań oraz przyspieszenie przepływu informacji pomiędzy firmami poprzez integrację systemów kooperantów, skrócenie czasu czynności personelu i poszczególnych procesów. Spowoduje to spadek kosztów obsługi partnerów biznesowych, pozwoli zwiększyć ofertę, wzrost efektywności zadań, zwiększenie marżowości, zwiększenie efektywności promocji oraz poprawienie marżowości dzięki lepszemu prognozowaniu optymalizacji zamówień oraz lepszemu dostosowaniu oferty do potrzeb klienta. Pozwoli usprawnić i zautomatyzować działania serwisowe w tym usprawni proces przyjmowania zgłoszeń, informowania o statusie etc, skróci czas naprawy, co w konsekwencji pozwoli podnieść jakość świadczonych usług oraz otworzy przed firmą i kooperantami nowe rynki zbytu, niedostępne ze względu na niemożność sprostania wymaganiom pewnych grup potencjalnych odbiorców.


Opracowanie i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego pozwoli przenieś dotychczasowe relacje partnerskie na wyższy poziom, automatyzując wszystkie procesy, eliminując dotychczasowe tradycyjne kanały komunikacji. Warto zauważyć, że nowy system w ramach integracji systemów wnioskodawcy i partnerów będzie posiadał implementację zaawansowanego podpisu elektronicznego oraz Elektroniczną Wymianę Danych w standardzie EDI.


Co bardzo istotne w fazie realizacji projektu bierze w nim udział 3 kontrahentów, ale z przeprowadzonego badania sondażowego wynika, że po starcie systemu jeśli będzie działał zgodnie z opisem wielu aktualnych kontrahentów firmy zadeklarowało chęć integracji. Ponadto projektodawca zakłada dynamiczny wzrost ilości kontrahentów.


Wdrożony system zarówno pod względem sprzętowym jak i softwarowy jest do tego przygotowany!
Opisany projekt klasy ERP - Enterprise Resource Planning obejmie następujące typy systemów

  • Systemy transakcyjne (dziedzinowe) ST – gromadzą, przetwarzają, umożliwiają dostęp do informacji,
  • Systemy informacyjne zarządzania, Systemy zarządzania relacjami z klientem (ang. CRM – Customer Relationship Management),
  • Systemy wspomagania decyzji SWD (ang. DSS – Decisions Support Systems),
  • Systemy eksperckie SE (ang. Expert Systems).


Osiągniecie znaczących korzyści biznesowych pomiędzy firmą i partnerami będzie możliwe dzięki wdrożeniu następujących automatycznych, innowacyjnych procesów e-usług:
Moduł procesu e-so (procesy sprzedaż i oferowanie)

  • Na podstawie aktualnej multimedialnej wyposażonej w opisy, zdjęcia, a nawet video automatyczne generowanie oferty produktowej wnioskodawcy i kooperantów - może to być oferta jednego produktu lub szersza oferta jako specyfikacja lub oferta multimedialna prezentowana zarówno w wersji tradycyjnej jak i elektronicznej.
  • Zbieranie i obsługa zamówień od odbiorców, z segmentacją na dostępne od ręki , na zamówienie z podaniem daty realizacji etc. (oferta zintegruje ofertę wnioskodawcy i kooperantów)
  • Generowanie zamówień na bazie złożonych ofert i zapytań od partnerów sprzedawców do wnioskodawcy oraz dalej do systemów kooperantów
  • Optymalizacja zamówień od sprzedawców partnerów- zamówienia zbiorcze,
  • Śledzenie losów zamówienia zarówno przez centralę jak i przez osobę zamawiającą w systemie własnym jak i kooperantów
  • Sprawdzanie przy sprzedaży wyznaczników finansowych- terminowości zapłat, kredytu kupieckiego, przyznanego terminu płatności etc. we wszystkich zintegrowanych systemach
  • Naliczanie automatycznych bonusów i upustów za zakup produktów premiowanych, czy też za określony obrót
  • Automatyczne wystawianie faktur z zamówienia mającego pokrycie, udostępnianie ich elektronicznego obrazu w panelu
  • Rozliczanie z rzeczywistej, a przewidywalnej pracy handlowców
  • CRM planowanie i zapisywanie zdarzeń. Planuje i raportuje spotkania z klientami przy pomocy wbudowanego kalendarza budując tym samym bazę kontaktów/poleceń na bieżąco widzi złożone zamówienia i sprzedane produkty oraz dokonywane przez klienta wpłaty, widzi zaległości klientów, wewnętrzny system przekazywania i potwierdzania wiadomości, informacje o klientach z którymi od dłuższego czasu nikt się nie kontaktował.W ramach CRM dostępna poczta wewnętrzna, komunikator i video konferencja. System poinformuje o spotkaniu specjalistów wnioskodawcy jak i kooperantów.
  • Ważną cechą tego procesu jest szeroki wachlarz wbudowanych analiz z wyników prac firmy oraz poszczególnych współpracowników. Program przewiduje wpływy oraz pozwala analizować trendy na podstawie zadeklarowanych zakupów
  • System lojalnościowy – podziękowania, zachęty i programy lojalnościowe
  • Przesyłanie elektronicznego obrazu faktury do sytemu partnera zintegrowanego z naszym – z wykorzystaniem Elektronicznej Wymiany Danych typu EDI,
  • Rozliczanie prowizji oraz generowanie dokumentów księgowych
  • Monitorowanie działalności handlowców/zespołów sprzedażowych
  • Wykrywanie potencjalnych nadużyć (odstąpienia, upadki)
  • Wspomaganie komunikacji między pracownikami
  • Umieszczanie dokumentacji, którą kooperanci będą mogli sobie pobrać; Monitorowanie pobierania umieszczonych dokumentów.
  • podgląd kalendarza podwładnego - umówionych spotkań, raportów z odbytych spotkań oraz wprowadzonych danych kontaktowych do potencjalnych klientów


Moduł procesu e-lm (logistyka, magazyn, produkcja)
Wspomaganie procesów logistycznych, magazynowych i produkcyjnych.

  • Na podstawie zamówień od klientów oraz planów sprzedażowych generowanie optymalizowanych zamówień do klienta.
  • Ścieżka zamówienia – analizuje i pokazuje losy zamówienia, jego status etc.
  • Elektroniczne przyjmowanie dostaw do systemu, generowanie dokumentów PZ, na podstawie zamówienia do dostawcy, wykaz rozbieżności, przyspieszy przyjmowanie towaru, eliminując pracochłonny ludzki czynnik
  • Optymalizacja tras dostaw samochodowych, śledzenie ich ścieżki dostaw, analiza efektywności etc.
  • Automatyczna analiza procesów magazynowych, rotacji towaru, gwarancji, domówień etc.
  • Wykrywanie braków towarów pod produkcję;
  • Optymalizacja procesów wydawania towaru
  • Przyjmowanie zgłoszeń serwisowych RMA zaewidencjonuje zgłoszenie, przydzieli mu numer, pozwoli śledzić status naprawy oraz poinformuje gdy jest skończona.
  • System serwisowy, automatycznie odnajdzie datę zakupu, fakturę zakupu oraz dostawcę, a w przypadku kooperantów zintegrowanych z naszym systemem możliwe będzie wykonanie przez system automatycznego zgłoszenia.


Moduł procesu e-mp (marketing i promocja)
Wspomaganie procesów marketingu i promocji.

  • Automatyczna promocja artykułów po zalogowaniu przez partnera
  • Automatyczny mailing promocyjny
  • Automat programów lojalnościowych- nalicza punkty za zakupy, informuje o ich stanie, o możliwych nagrodach, podkręca zakupy, zestawia punktację, proponuje nagrody etc.
  • Automat okolicznościowy- składa życzenia okazjonalne np. z okazji świąt, imienin.
  • Przeprowadza automatyczne sondy
  • Automat promocyjno-edukacyjny oparty o elementy e-lerningu szkoli z nowych produktów, uczy rozwiązywać problemy etc.


Moduł procesu e-pr (procesy rozliczeniowe) – współpracuje w różnym zakresie z wcześniej opisanymi procesami

  • automatyczne naliczanie prowizji handlowców wg schematów
  • uwzględnianie wewnątrz firmowych potrąceń, pożyczek i innych rozliczeń między pracownikiem, a firmą
  • automatyczne generowanie umów, rachunków i zestawień prowizyjnych
  • ewidencja pracowników: typu i szczegółów umowy, danych wymaganych do generowania rachunków/faktur
  • monitorowanie klientów "sierocych" po handlowcach, którzy zakończyli współpracę
  • wysyłanie wiadomości, umieszczanie informacji nt procedur firmowych
  • obsługa konkursów i innych programów motywacyjnych
  • automatyczne generowanie raportów finansowych i operacyjnych
  • synchronizacja rozliczeń systemu wnioskodawcy oraz kooperantów
  • księgowanie wysyłek serwisowych do potrąceń- oczekiwanie na fakturę korygującą
  • księgowanie wszystkich zdarzeń zachodzących w procesach.

Zintegrowany system zorganizowany w postaci wirtualnych systemów i procesów ograniczy wydatki na utrzymanie infrastruktury komputerowej i internetowej. Zwiększenie efektywności wszystkich procesów w firmie i u jej partnerów jak również pomiędzy nimi poprzez integrację systemów komputerowych kooperantów, pozwoli ograniczyć koszty i zwiększyć zakres oferowanych produktów sprzedażowych oraz poprawi ich rentowność i obrót. Praktycznie o 90% obniży czasochłonność najważniejszych procesów w firmie jak ofertowanie, realizacja dostaw i obsługa serwisowa.


System zmniejszy pracochłonność i koszty administrowania oraz efektywność wykorzystania zasobów sprzętowych w konsekwencji ograniczając nakłady na sprzęt i jego utrzymanie w firmie. Dodatkowo taka organizacja o największym bezpieczeństwie jest szczególnie ważna, gdy kooperanci po integracji systemów wymieniają się zasobami wiedzy, a wszelka asynchronizacja danych jest niedopuszczalna.
Wszelkie informacje o produktach, klientach i procesach gromadzone będą w nowoczesnym systemie bazodanowym, dzięki czemu wszyscy użytkownicy będą mogli wykorzystać potęgę gromadzonych zasobów niemożliwą do osiągnięcia w inny sposób. Zwiększy to efektywność raportowania i prognozowania, a w konsekwencji procesów marketingowych i lojalnościowych podnoszących sprzedaż. Ewidencja i koordynacja zgłoszeń serwisowych pozwoli skrócić czas reakcji serwisowej oraz naprawy pozwalając na obsługę klientów do tej pory niedostępnych dla wnioskodawcy. Nasz innowacyjny system podniesie także stopień organizacji powiązań biznesowych partnerów wprowadzających innowację organizacyjną.